Cómo hacer una buena presentación en Power Point

Cómo hacer una buena presentación en Power Point

 

 Si alguna vez ha conducido una reunión, organizado una conferencia telefónica o negociado una venta, de seguro ha tenido que hacerlo con ayuda de una presentación en Power Point para que sus ideas cobren vida.

En el mundo empresarial de hoy en día, las ideas esbozadas en una servilleta no son buenas y ni siquiera comparables. Por otro lado, las cartas escritas a mano y los gráficos impresos son métodos arcaicos que ya ni siquiera deberían tomarse en cuenta.

La presentación de su idea puede tener éxito o hundirse, por lo que es su responsabilidad hacer que luzca lo mejor posible. Power Point es la opción por excelencia para dar a conocer sus ideas, productos y servicios.

Su primera línea de pensamiento debe incluir información dirigida sólo para la audiencia a la que se dirige. Por ejemplo; una presentación para el director financiero debe centrarse en indicadores financieros, mientras que el vicepresidente de marketing puede preferir que la presentación dirigida a él incluya más atención a números de ventas y estudios de mercado.

Una vez que se cuenta con la investigación básica, siga las siguientes directrices para aprovechar al máximo la oportunidad que se le asigna y asegúrese de implementar los elementos de una buena presentación en Power Point.

Sea limpio y eficiente

• Muchas personas creen que un fondo brillante, círculos flotando a través de toda la presentación y texto que aparece por arte de magia, es fantástico. Sí, son interesantes, pero no para presentaciones formales ni de trabajo.

• Los colores brillantes hacen que la diapositiva sea difícil de leer y desaliente a la audiencia. Las animaciones muy llamativas también pueden distraer al lector, sobre todo, cuando no queda claro si la animación debía resaltar algo.

• La tecnología, en especial las técnicas modernas o futuristas, pueden pronto convertirse en la parte más memorable de su presentación en lugar de su mensaje. En el peor de los casos, un error en la animación puede detener la presentación, además de que requiere más tiempo: tanto para crearla como para controlarla en la reunión.

• Sea respetuoso con el tiempo de los demás y muéstrele a su público que es claro y eficiente, y no un artista en potencia. Pero tampoco sea aburrido y use diapositivas blancas con texto en formato Times New Roman negro. También es importante hacer su presentación única e inolvidable, pero de forma pulcra y elegante.

• Para obtener ideas creativas basadas con la empresa, visite sus sitios de Internet para conocer sus diseños: aunque un sitio web es diferente a una presentación Power Point, puede darle una idea del estilo que maneja y es más probable que les guste.

Use una plantilla consistente

• La mayoría de las organizaciones distribuyen una presentación estándar para Power Point que se utiliza para todas las presentaciones. Si su empresa no lo hace, sugiera el uso de uno para uniformar todas las presentaciones.

• La coherencia de los encabezados, los pies de página y la ubicación de los textos es fundamental para comunicar el mensaje y facilitar una presentación fluida y uniforme. Incluso los pequeños detalles, como la mala colocación del título en la diapositiva, pueden desorientar al lector si se cambia en medio de la presentación.

• Usar una plantilla asegura que la colocación de los elementos de la página serán siempre iguales y que no cambiarán de una diapositiva a otra. De la misma forma, una plantilla estandarizada para toda la empresa limita el “esfuerzo creativo” de los diseñadores y asegura una presentación más limpia y con más clase.

• Procure también mantener la misma tipografía o fuente durante toda la presentación. Está bien subrayar el texto o darle formato en negritas o itálicas, pero no confunda al público con distintos tamaños y tipografías cuando se intenta resaltar un punto importante. Manténgalo simple.

Menos es más

• “Menos es más” cuando se trata de hacer una excelente presentación en Power Point. Mientras menos trate de colocar, es más probable que le ayude a cumplir sus objetivos. Mantenga la presentación limpia y simple, y úsela para vender su concepto.

• La presentación en Power Point no es más que un accesorio interactivo para su objetivo principal: presentar una idea, producto o servicio. Asegúrese de dejar a su público con suficiente información como para que le recuerden, e incítelos a preguntar cualquier duda.

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